> Management d’une équipe projets
• Concevoir une démarche de management collaboratif en favorisant les échanges, en mettant en place les conditions d’un environnement de travail propices au travail collectif, en définissant les objectifs et en assurant les feedbacks afin de faire adhérer l’ensemble des acteurs (chef.fe de projet, membre des équipes projets, etc.) autour d’un projet global d’entreprise dans un process d’amélioration continue Concevoir une organisation de travail à distance en utilisant les outils de collaboration multicanaux, en s’appuyant sur les différences culturelles des équipes et en prenant en compte la maturité digitale de l’organisation et des acteurs projets, en mettant en place un protocole de travail à distance dans le but de favoriser l’expérience de travail, optimiser le travail collaboratif, fluidifier les interactions et unifier les équipes autour des projets Animer les équipes projets en mettant en œuvre des méthodes d’animation (réunions, briefs, check points), en vérifiant le travail accompli, en faisant preuve d’exemplarité, dans le but de responsabiliser chacun sur l’importance de son rôle et de ses activités, en prévoyant les aménagements en cas de présence de collaborateurs en situation de handicap, et évaluer la performance collective / individuelle et par chefferie de projet Gérer les situations conflictuelles ou émotionnellement délicates dans le respect de l'intégrité des personnes, en établissant l’origine factuelle d’un dysfonctionnement dans le but de prévenir, détecter et résoudre les situations problématiques pouvant perturber ou ralentir les projets Entretenir la relation tripartite avec les managers hiérarchiques et des membres de l’ des équipes projets en assurant la coordination de l’information en cas de cadrage / recadrage (formel ou informel), en négociant des ressources complémentaires avec les services transversaux, en rendant compte de l’avancée des livrables afin de fluidifier l'organisation du des projets, développer la collaboration au sein de l’entreprise, en prévenir les silos et prendre des décisions pertinentes et rapides en tirant profit des de la synergies collectives Guider et soutenir les membres de son équipe projets chefs.fes d’équipe projets en mettant en œuvre les techniques de la méthode agile, en contrôlant les sous-parties des projets et en présentant des modifications le cas échéant afin de faire appliquer les directives et l’exécution des tâches permettant ainsi de gérer les priorités changeantes Coordonner la pluridisciplinarité et la dimension intergénérationnelle des équipes projets en mobilisant les ressources individuelles, méthodes et techniques de l'intelligence collective dans le but de capitaliser sur les compétences de chacun des membres, d’optimiser et renforcer la mise en œuvre du portefeuille de projets et l’atteinte des objectifs communs Manager une équipe multiculturelle et/ou internationale en analysant les facteurs clivants possibles, en identifiant les variables culturelles existantes, les différentes approches managériales existantes afin de proposer des actions et outils de gestion de l’interculturalité (possiblement dans un environnement multilingue) au service du développement, de la pérennisation et du bien-être des collaborateurs
• Etude de cas - Management d’une équipe projets Production d'un dossier écrit et entretien avec le jury
> Conduite de la phase d’arbitrage décisionnel d'un portefeuille projets
• Recueillir auprès des décideurs (organe de gouvernance, commanditaires métiers, sponsors, etc.) les besoins en projets en utilisant les méthodes d’enquêtes et d’interviews afin de mesurer l’ampleur des activités (en parallèle ou en transversalité) des différents projets à mener et procéder à une hiérarchisation des demandes Analyser la faisabilité économique de chacun des projets en étudiant le rapport de force entre les différents ratios budgétaires et financiers pour mesurer sa pertinence au regard de la stratégie globale de l’organisation et de son retour sur investissements et établir la priorisation des projets Analyser les contraintes inhérentes aux projets en menant les enquêtes et en les synthétisant sous forme de tableau, pour s’assurer que les acteurs internes et externe les aient bien pris en compte et de la viabilité des actions à mener dans son contexte pluridisciplinaire Cadrer les projets confiés en structurant l’ensemble des données à l’aide d’une charte globale de déploiement prévisionnel des projets et en rédigeant la note de cadrage des projets afin faciliter la prise de décision de la direction générale à l’égard des différents besoins de l’organisation et projeter la cohabitation des différents projets par rapport aux politiques et stratégies menées Identifier les risques des projets, en procédant à des entretiens d’analyse de risque avec les équipes et parties prenantes pour chaque projet du portefeuille, en consultant les rapports de clôture de précédents projets (similaire ou proches) dans le but d’établir le registre des risques inhérents aux projets et de faciliter la conduite des projets Analyser les risques identifiés pour chaque projet du portefeuille, en les documentant de façon détaillée, en les cartographiant, en les associant à un tableau de bord digital, les priorisant et en leur assignant un responsable des risques, dans le but de mettre en place les actions préventives et définir le plan de gestion des risques optimal à mettre en place en cas de risques avérés Assurer le suivi des risques tout au long des projets en les réévaluant périodiquement, en adaptant les actions à mettre en place, en mettant en œuvre des dispositifs de prévention dans le but de les anticiper, de minimiser les conséquences et sécuriser la mise œuvre des projets Identifier les besoins matériels et technologiques de chaque projet - en collaboration avec les chefs de projets, les fonctions supports - en établissant les cahiers des charges techniques s’appuyant sur la liste des livrables et la division en sous-dépendances – afin d’organiser leur mise à disposition selon les étapes d’avancement Constituer les équipes projets, en définissant les ressources humaines pluridisciplinaires nécessaires, en interne ou en externe, en utilisant les outils d’aide à la décision afin d’organiser les activités des projets selon un plan de management de projet et identifier les expertises externes complémentaires nécessaires et les aménagements notables pour les collaborateurs en situation de handicap Structurer le cycle budgétaire des projets selon le rétroplanning / l’organigramme des tâches, en utilisant la méthode d’évaluation des coûts adaptée, afin de faciliter et sécuriser la mise en œuvre des activités et identifier d’éventuelles besoins d’allocations financières supplémentaires Coordonner la rédaction des cahiers des charges fonctionnel (C.D.C.F.) avec les chefs de projet, en analysant les réponses aux besoins des commanditaires, en vérifiant le respect du modèle de CDCF et l’intégration de la politique d’inclusivité et de handicap fixée par l’organisation et en respectant les normes en vigueur pour finaliser la proposition de valeur à destination du.des sponsors Organiser la présentation et la restitution de la proposition de valeur aux parties prenantes et/ou aux organes de gouvernance en identifiant les modalités pertinentes, les ressources d’animation et de présentation nécessaires, les supports appropriés afin d’obtenir l’approbation officielle pour le lancement des opérations
• Etude de cas - Conduite de la phase d’arbitrage décisionnel d'un portefeuille projets. Production d'un dossier écrit et entretien avec le jury
> Mise en œuvre opérationnelle d’un portefeuille projets
• Concevoir le modèle organisationnel de déploiement des projets en définissant les étapes et phases de mise en œuvre, en qualifiant les durées respectives, en identifiant les responsabilités des acteurs impliqués, en quantifiant les charges de travail, en cartographiant leurs interdépendances et en répertoriant les ressources nécessaires afin d’optimiser la mise en œuvre des projets selon une planification d’ensemble et détaillée pour chacun d’entre eux Elaborer les outils de contrôle de la performance globale du portefeuille de projets, via les méthodes de testing, en analysant les indicateurs de performance (KPIs - Key Performance Indicator) opérationnels préalablement établis en tableau de bord et reporting, et en organisant les revues de projet afin de mesurer le degré d'atteinte et de conformité des objectifs opérationnels et stratégiques des actions et d’anticiper d’éventuelles dérives Concevoir une stratégie de communication à destination des parties prenantes internes et externes des projets, en identifiant les modalités de coopération en mobilisant les outils digitaux de suivi et de communication du portefeuille projets et de partage de l’information afin de garantir leur engagement et la collecte au fil de l’eau des informations ayant un impact sur le travail d’un ou plusieurs chef.s de projets et d’assurer les interconnections entre les parties prenantes Analyser les différents impacts de ce changement sur le fonctionnement interne, tout au long des projets, en anticipant les réactions des usagers et des acteurs, en identifiant les résistances et en projetant les solutions adaptées afin de préparer l’accompagnement au changement de l’ensemble des personnes concernées et impliquées par les projets Accompagner les acteurs au changement, en communiquant des informations claires et factuelles sur les raisons du déploiement des projets et leur cohérence, en organisant des réunions, en leur faisant acquérir les outils et méthodes indispensables à la conduite du changement, en identifiant les besoins en formation afin d’instaurer une culture du changement et l’ancrer dans un processus continu Gérer la clôture des activités en lien avec les différents projets en cours d’exécution en effectuant les derniers tests, en organisant les réunions « post mortem », en transmettant les remarques sur les prochaines étapes aux parties prenantes afin de diffuser les derniers rapports d’activités Clôturer la gestion administrative des projets, au fur et à mesure, en vérifiant que l’ensemble des fichiers et ressources sont bien à disposition des différents acteurs, en mettant à jour la documentation, en clôturant les contrats avec les fournisseurs, sous-traitants ou autres parties externes, en transmettant les données financières consolidées à l’équipe financière et l’ensemble des livrables aux parties prenantes et/ou organe de gouvernance afin d’assurer la finalisation des projets, d’établir le bilan de fin de chacun et permettre leur évaluation Evaluer le rendement des projets par rapport aux objectifs fixés en amont et exigences initiales du.des sponsors, aux moyens de divers outils sélectionnés en fonction des besoins d’enquête dans le but d’en faire le bilan, détecter les écarts et les axes d’amélioration pour les projets suivants Organiser l’enrichissement des compétences des membres de l’équipe en mettant en place l’analyse du retour d’expérience projets et une organisation apprenante afin de tirer les enseignements de réussites et d’échecs de chacun des projets et ainsi capitaliser sur les réalisations
• Etude de cas - Mise en œuvre opérationnelle d’un portefeuille projets Production d'un dossier écrit et entretien avec le jury
