Les compétences de l'assistant de direction sont caractérisées par un ensemble indissociable de composantes techniques, relationnelles et organisationnelles ; leur maintien nécessite le recours à la formation et l'auto-formation en continu. L'assistant de direction optimise les journées des membres de l'équipe de direction en assumant la tenue des agendas. Il organise des réunions et déplacements ; dans toutes ses activités relevant de l'accueil et de l'organisation, il prend en compte d'éventuelles situations de handicap.
Il prépare et suit les dossiers et coordonne les activités, conçoit et actualise des outils de pilotage adaptés. Il collecte et synthétise des informations chiffrées de gestion et contribue au reporting d'activités ou de résultats. Il peut être force de proposition auprès de la direction afin d'améliorer les processus administratifs.
L'assistant de direction collabore avec le chef de projet et l'équipe projet dans le cadre de la gestion des projets de l'équipe de direction ; il contribue à l'atteinte des objectifs des projets. Il met en place des actions de veille informationnelle permettant à la structure de suivre l'actualité réglementaire, juridique, économique, fiscale et sociétale. Il collecte et analyse les données recueillies, rédige et met en valeur les éléments clés puis diffuse les résultats de la veille au format adéquat. Il participe à la définition du plan de projet, recense les contraintes et détermine les ressources nécessaires. Il planifie et ordonnance les différentes opérations et communique sur le projet en interne et en externe. L'assistant de direction prend en charge et optimise l'organisation d'un événement. Il recueille l'ensemble des informations nécessaires à la préparation de l'événement et en planifie le déroulement. Il conçoit des supports de communication en fonction des cibles, assure leur diffusion via des prestataires adaptés et les médias sociaux.
L'assistant de direction travaille sous la responsabilité d'un ou plusieurs supérieurs hiérarchiques ; il respecte les limites de son champ d'action et son niveau de délégation. Son autonomie varie en fonction de la taille et l'organisation de la structure.
Son rôle de facilitateur et de coordinateur l'amène à travailler avec un grand nombre d'acteurs de tous niveaux hiérarchiques, de provenances et de métiers divers, à l'interne comme à l'externe. L'emploi s'exerce généralement de manière sédentaire, avec des déplacements ponctuels. La variété et l'interaction des tâches et des acteurs donnent lieu à de nombreuses interruptions. L'assistant de direction peut être confronté à des situations complexes ; il maintient une disponibilité importante et une grande réactivité en fonction des priorités.
Précisions de l’organisme de formation :
- Assurer les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction
- Organiser et suivre les projets et dossiers spécifiques de l?équipe de direction
La formation se compose de 2 modules, complétés chacun par 2 périodes en entreprise.
Période d'intégration. Accueil, présentation des objectifs de formation, connaissance de l'environnement professionnel, sensibilisation au développement durable, adaptation du parcours de formation
(1 semaine).Module 1. Assurer les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction : prise en charge de la gestion opérationnelle des activités de l'équipe de direction ; organisation des réunions et des déplacements en France ou à l'étranger pour les membres de l'équipe de direction - gestion des ressources matérielles du service - optimisation des processus administratifs du service - support administratif et organisationnel à l'équipe de direction en autonomie - communication en anglais
(6 semaines).
Période d'application en entreprise: 4 semainesModule 2. Organiser et suivre les projets et dossiers spécifiques de l?équipe de direction : mise en
place des éléments nécessaires au démarrage du projet - planification de projet et préparation des éléments de communication - suivi de projet et préparation du bilan - participation à l'organisation d'un événement - Prise en charge de la communication de l'événement et préparation des éléments de bilan - organisation et suivi des projets et dossiers spécifiques de l?équipe de direction en autonomie - communication en anglais
(6 semaines). Période d'application en entreprise : 4 semaines Période de certification (3 semaines).
Périodes
Voies d'accès
Lieu
Validation
Session n° 1
Fiche métier
Rencontre un pro
Offres de stage
Consulter la session
